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ビジネスにはZoomがいい!Zoomを使うメリットや活用方法、登録方法を徹底解説!

こんな方に読んで欲しい!

  • Zoomの登録方法を知りたい
  • Zoomを使うメリットを知りたい
  • Zoomの使い方が知りたい

ビジネスの基本はコミュニケーションです。

特に会議・商談は、相手の表情や口調、ジェスチャー、雰囲気など、様々な情報を得て話しができる対面形式でできれば理想的ですが、スケジュールやお互いの距離、コスト、または新型コロナウィルスのような問題から、対面が難しい場合もあります。

このようなときにはビデオ通話サービスを使うと便利です。

 

話すだけなら電話で良いのでは?

1対1の業務連絡や報告レベルであれば電話で良いでしょう。ただ、

  • 複数人での会議
  • プレゼンテーション
  • 契約を取り付けるための打合せ

のように、重要度が増すにつれ「相手が見える」ことが重要であることは、ご経験としておわかりだと思います。

また、お互いが顔を合わせて話し合った方が、信頼を得やすいことは言うまでもありません。

 

「ビデオ通話サービス」に分類されるサービスはいくつかあり、それぞれ特徴があります。それぞれの特徴を知ったうえでご自身に合うサービスを見つけることが大切ですね。

今回の記事では、リモートワークの普及に伴って利用者が激増しているビデオ通話サービス「Zoom」に焦点を当て、徹底的に解説していきます!

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1. Zoomとは

Zoomはアメリカの会社、Zoom Video Communications, Inc.(Zoomビデオコミュニケーションズ)が運営しているビデオ通話サービスの1つです。

近年、リモートワーク(テレワーク)の普及にともない、Zoomも一般に使われるサービスとなりましたが、実は2011年から運営されているサービスなのです。

 

Zoomの利用は無料です。課金することで全機能を使うこともできますが、無料版でも十分に使うことができます。

Zoomは「パソコン版」「スマートフォン版」どちらも存在しており、デバイスに縛られることなく手軽に利用できるというのも特徴の1つです。

日本語にも対応しているので、操作に困ることもありません!

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Zoomでビデオ通話を利用する場合は、マイクビデオカメラ(Webカメラ等)が必要です。多くのスマホやタブレット、ノートパソコンには標準的に装備されていますが、確認しておきましょう。

2. Zoomを使うメリット

2-1. 安定したビデオ通話ができる

ビデオ通話でスムーズにやりとりできないのは非常にストレス。会議などにも支障が出てしまいます。

一般的にビデオ通話サービスは、「自分の映像」と「自分の音声」を送信すると同時に、他の人の映像と音声をリアルタイムに受信(ダウンロード)しています。

つまり、参加人数が多くなればなるほど一度に送受信するデータの量が大きくなり、通信回線に負荷がかかるのが一般的です

 

Zoomが一般に多く使われるようになった理由で一番大きいのが「安定したビデオ通話が行えること」にあります。

他のビデオ通話サービスよりも一回の通信量がかなり小さいことで有名です。データ通信量が少なくなればその分、大人数の負荷にも耐えられることを意味します。

スムーズに通話できるのはかなり大きなメリットですね。

2-2. URLのみでカンタンにビデオ通話に参加できる

Zoomでは「ミーティングIDを入力」もしくは「ミーティングIDの情報が含まれているURLをクリック」するだけでビデオ通話を開始することができます。

面倒な事前登録は必要ありません。主催者から送られてきたURLをクリックするだけで良いのです。

 

招待する方としても、Zoomならビデオ通話参加用のURLを送るだけなのでかなり簡単。

相手方が常にパソコン関係の知識を持ち合わせているとは限りません。場合によっては、パソコンのことをほとんど知らないような方とビジネスすることもあり得ます。

そのような時にも、URLをクリックするだけで参加できるZoomなら、相手方もストレスなく利用できるので非常に便利です。

2-3. 自分に合ったプランを利用できる

Zoomは無料で使い始めることができるビデオ通話サービスなのですが、無料版では一部の機能に制限があります。

覚えておきたいのは「3人以上で使う場合、会議時間が40分までに制限される」という制限。

40分に1度、接続し直す必要がありますが、休憩を兼ねてつなぎ直しをすることで問題なく打合せに使っています。

この「40分に1度の切断」が煩わしい場合は、有料版も検討しましょう。

2-3-1. Zoomのプラン

Zoomには、「無料」「プロ(小規模チーム)」「ビジネス(中小企業)」「(大企業向け仕様)」の4種類があります。

なお、最初から「企業(大企業向け仕様)」を選ぶ方はほぼいないので、この記事では省略します。

「プロ(小規模チームに最適)」は、「グループ(3人以上)ミーティングの時間制限(40分)が煩わしい」と思ったら検討すればよいでしょう。

他の機能は、無料版で十分に使えます。

3. Zoomでできること

Zoomは、これまでの対面での打合せをオンラインで行うことができるようになりますが、それだけではありません!

3-1. Slack(スラック)と連携!

有名なチャットツールの一角を担う「Slack(スラック)」とZoomは、連携が可能です。

  • SlackからZoomミーティングを開始する
  • Slackの電話機能をZoomに置き換え可能
  • 会議などが予定されている場合、Slackの通知から参加可能
  • 録画内容をSlackで共有
  • 相手がZoomをインストールしていなくても、Slackで招待URLを送ると開始可能

「招待URLをどうやって関係者に共有するか?」という課題があるわけですが、Slackを使っていると簡単に共有できるので、簡単に始めることができます。

3-2. 打合せ・会議の録画や録音

打合せや会議の内容を録画して保存する機能が、標準で備わっています。新たなカメラは不要で、会議中に画面下部の「レコーディング」をクリックするだけ!超お手軽です。

無料の場合、使っているパソコンにデータが保存されます。有料の場合、「クラウドにレコーディング」つまりZoomが準備したクラウドに保存することができます。

録画できるのは基本、ホスト(主催者)のみですが、ホストから録画許可を得た場合は参加者も操作できます。

なお無料の場合、スマホやタブレットでの録画はできません。有料の場合は、スマホやタブレットでも録画機能を使うことができます。

3-3. ホワイトボードで文字情報を共有

ホワイトボードは画面共有の機能の一つで、マウスで書いたイメージ、数字などをまるで実際のホワイトボードに写しているかのように参加者に見せることができる機能です。

下部の画面共有をクリックし、ホワイトボードを選択します。

 

左下のメニューで、「テキスト入力」や「絵を描く」、「スポットライト」などの機能を選び、書き込んだり強調したりできます。

スマホ、タブレットの場合は、手書きもOK!

「言葉だけでは伝わりにくいので、図に書きたい!」という時にとても便利な機能です。

3-4. 相手の画面操作ができるリモートコントロール機能

リモートコントロール機能を使うと、相手の画面を操作することができます。

例えばパソコンの操作指導、Webサイトのコンサルティングなどでも使える、これも便利な機能です。

会議中に画面共有を行うと、ツールバーが表示されます。「オプションを表示」をクリックして「リモート制御のリクエスト」をクリックすることで、操作ができるようになります。

3-5. ブレイクアウトルーム

Zoomでは、セミナーなどに参加している人を最大50チームに分けることができます。それぞれで個別の打合せを行うことができる機能です。

グループに分かれ、それぞれでディスカッションなどを行い、全体で発表し合うような使い方ができます。

3-6. スポットライトモード

3人以上で会議やセミナーを行っている時に使える「特定の方の画面を常に表示しておく」機能です。

通常、最後に発言している人の画面がメインとして大きく表示されますが、この機能を使うことで、特定の人の画面を常に表示され、見せておくことができます。

セミナーなどで、講師を常に表示させておきたい時に使う機能ですね。

4. Zoomの登録方法

Zoomの利用はとても簡単なのですが、会議のホスト(主催者)として利用するためには利用者登録が必須です。ビジネスで利用する以上はビデオ会議のホストになるシーンもあるのでZoomアカウントの取得は行っておきましょう。

まずはZoomのWebページを開きます。

アカウントを新規作成したいので右上の「サインアップは無料です」をクリックします。アカウントを作成した後は、その左の「サインイン」からログイン情報を入力してログインすることになります。

 

まずはじめに、生年月日の入力が求められます。

 

次にメールアドレスを入力してください。「仕事用メールアドレス」と書いてありますが、フリーメールでも可能です。今回は、試しにYahoo!メールで登録しています。

ここに注意!

ビジネスとプライベートをきっちり分けるためにも、ビジネス用メールアドレスで、ビジネス専用のZoomアカウントを作成しましょう。

 

生年月日とメールアドレスだけでOK!本登録用のURLがメールで送られてきます。

すぐに送信されますが、万が一30秒たっても届かない場合には「迷惑メールフォルダ」を確認し、それでもない場合は「別のメールを再送信」をクリックしましょう。

 

メールで送られてきたURLをクリックすると、以下のようなWebページに移動します。

  • パスワード

以上の3つの情報を入力し、登録完了となります。

 

こちらからZoomのアプリケーションをダウンロードしましょう。

5. まとめ

ビジネスの基本はコミュニケーション。対面はもちろんですが、オンラインでも円滑に行いたいものです。

そこで活躍してくれるのが「Zoom」。データ通信量が抑えられているので、止まってしまったりすることも少なく、安定して使うことができるサービスです。

ホワイトボード機能で文字情報も共有でき、リモートコントロール機能で相手の画面操作ができるなど、機能も充実。なにより、招待URLを共有するだけで参加してもらえる手軽さが良いですね!

他にもビデオ通話サービスはありますが、使いやすいサービスであることは間違いありませんよ!

さらに詳しく!

 

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