【最新版】Googleドキュメントの使い方を基本から応用まで徹底解説！

新型コロナウィルスの流行により、リモートワークが急速に広まりました。

自宅やコワーキングスペースなどから社内サーバーのファイルにアクセスさせるには、セキュリティ面のリスクが高まるのでいろいろ対策をしなければなりません。

 

しかし、そういった対策には時間とお金がかかります！

中小企業は費用や技術的な面で、大企業も費用や規模の面でハードルがあり、簡単に導入できるものではありません。

 

そんな時は、Googleドキュメントや、Googleスプレッドシートを活用しましょう！

クラウド上にデータを保管するため、インターネットがあればどこからでも編集可能です。また、他の人と共有し、複数人での同編集もできます。

 

今回は、リモートワークを効率できる「Googleドキュメント」の使い方について、基本から応用まで徹底解説します！

 

1. Googleドキュメントとは？

「Googleドキュメント」は、Googleが提供している文書作成のためのWebアプリです。

Googleのアカウントを持っていれば、無料で誰でも使えます。

 

Googleドキュメントは、クラウド上にデータを保存しておけるため、仕事のチーム内でファイルを共有したり、リアルタイムでの同時編集ができます。

同様の文書作成ツールに、マイクロソフト社が提供するMicrosoft Office Wordがありますが、スピード感や効率を重視する会社では、Googleドキュメントが特に活用されています。

GoogleドキュメントとMicrosoft Office Wordの比較をこちらの記事でしていますので、ぜひ参考にしてください。

[blogcard url=”https://iblab.net/word-vs-googledocument/”]

2. Googleドキュメントのメリット

Googleドキュメントの主なメリットを3つ説明します。

2-1. スマートフォンからアクセスできる

Googleドキュメントには、スマートフォン専用のアプリがあります。

そのほかのスマホアプリ同様、Apple StoreやAndroidマーケットから配信されています。

 

出先でPCがなくても、Googleドキュメントのスマホアプリを活用してスマートフォンで文書を確認したり、多少の修正ができたりします。

クラウドサービスだからこそできる、忙しいビジネスマンにとってありがたい機能です。もちろんタブレット端末でも同様に作業できますよ！

スマホアプリはこちらからダウンロードできます。

2-2. オフラインでも利用できる

Googleドキュメントはオフラインでも利用できます。つまり、インターネットに接続されていなくても作業ができるということです。

オフライン中はデータが同期されませんが、オフライン中に作業をした内容は、インターネットに接続された時点ですべて同期されます。

インターネットに接続できない環境でも、安心して文書作成を進めることができます。

[blogcard url=”https://iblab.net/google-offline-editing/”]

 

2-3. チームで共有して同時に共同編集できる

GoogleドキュメントのURLを共有、または共有したいメンバーのGmailアドレスを入力することで、クラウド上で同じチームやメンバーと同時に共同編集ができます。

コメント機能という機能もついており、内容に対して複数人がコメントを付けられます。この機能により、LINEやチャットワークなどのコミュニケーションツールを使わなくても、Googleドキュメント内だけでファイルの修正を効率的にできます。

 

共有のする際のユーザー権限は3種類あります。

 

メンバーによって権限を変更できるので、メンバーにあった権限を与えましょう。

 

2-4. その他

上記のメリット以外にも、以下のようなメリットがあります。

Googleのその他サービスとは、GoogleDriveやGoogleスプレッドシートなどを指します。

同じGoogleのサービスなので、非常に連携しやすいですね！

 

3. Googleドキュメントの基本的な使い方

3-1. Googleドキュメントへアクセスする

Googleドキュメントは、Webアプリです。つまりWebサイトにアクセスして利用するサービスです。

次のサイトへアクセスをして利用します。

[blogcard = url=”https://docs.google.com/”] 

 

3-2. 新しいドキュメントを作成する（新規文書）

Googleドキュメントのページを開くと「新しいドキュメントを作成」という欄が表示されます。

  画面左にある「空白」をクリックすると、新規ドキュメント作成画面が表示されます。

 

3-3. 文字を装飾する

ドキュメント作成ページでは、文字を装飾して文章を見やすく表示できます。

画像の赤枠内でそれぞれ装飾ができます。

左から順番に機能を説明します。

これらを設定することで、見やすい文章にできます。

 

3-4. データを挿入する

Googleドキュメントでは、各種データを挿入できます。

例えば、画像の挿入では、左上メニューバーの「挿入」＞「画像」から、好きな方法で画像を挿入できます。

その方法は以下の6つです。

 

また、グラフの挿入は、左上メニューバーから「挿入」＞「グラフ」で挿入できます。

選択できるグラフの種類は以下の5つです。

Googleスプレッドシートとの連携が簡単にできるというGoogleドキュメントのメリットが発揮されますね。

 

3-5. ファイルをダウンロードする

Googleドキュメント上で作成したファイルデータは、他の文書作成ソフトと互換性のあるファイル形式でダウンロードできます。

ファイルの形式とその拡張子は以下のとおりです。

様々な拡張子で作成した文章をダウンロードできます。

 

4. Googleドキュメントの使い方（応用編）

続いて、Googleドキュメントの応用的な使い方や便利な機能を紹介します。

4-1.  スペルと文法

左上メニューバー「ツール」＞「スペルと文法」で「スペルと文法機能」を利用すると、作成した文章の校正が簡単にできます。

 

画面右上に「スペルと文法」欄に正しい変更候補が表示されます。

修正が必要であれば「承諾」をクリック、必要なければ「無視」をクリックします。

これは本当に便利です！特に議事録や公式文章を作っているときに役立ちます！

 

4-2.  文字カウント

左上メニューバー「ツール」＞「文字カウント」から、「文字カウント機能」を利用すると、作成した文章の文字数を確認できます。

 

クリックすると、文書内の文字数が表示されます。

また、下部の「入力中に文字数を表示」をクリックすると、文書を書きながら文字数を確認できます。

Webライターをしている方などには非常におすすめの機能です。

 

4-3.  ドキュメントを比較

左上メニューバー「ツール」「ドキュメントを比較」から、「ドキュメントを比較機能」を利用すると、別のGoogleドキュメントで作成した文書との違いが表示されます。

例えば契約書の最終版を確認する際に、初稿の契約書データと比較して「きちんと修正されているか」を確認することができます。

 

「ドキュメントを比較」クリックすると、比較対象のドキュメントを選択する画面が表示されるので、画面内で選択します。

選択が終わると、次のような画像が表示されます。

 

2つのドキュメント間にある誤字脱字の確認ができるので、資料提出前に利用すると便利です。

 

4-4.  ドキュメントの翻訳

左上メニューバー「ツール」＞「ドキュメントの翻訳機能」から、「ドキュメントの翻訳機能」を利用できます。

この機能を使うと、ドキュメント内の外国語を日本語に翻訳することが可能です。

「ドキュメントを翻訳」画面が表示されます。

 

設定言語を選んで「翻訳」をクリックします。

すると、新規で自動翻訳をした画面が表示されます。

 

4-5.  ドキュメントの共有

右上の「共有」をクリックすると、「ドキュメントの共有機能」が使えます。こちらの機能を使うことで、チーム内でドキュメントを共有できます。画面右上の「共有」をクリックします。

「ユーザーやグループと共有」画面が表示されるので、画面欄にユーザー（Gmail形式）を追加して、「完了」をクリックします。

「リンクを取得」では、追加されたグループが利用できるリンクを取得できます。

また、「リンクを知っている全員に変更」の設定をすることで、該当リンクをクリックすれば、誰でも文書を閲覧・または編集できます。

 

4-6.  コメント機能

「コメント」機能を利用することで、メモに利用したり、文書修正の指示ができたりします。 コメントをしたい文書を、左クリックで選択し、左クリックを押したまま範囲設定をします。

すると、画面右側に「吹き出しマーク」が表示されるのでクリックします。

 

画面右側にコメント入力欄が表示されます。

入力欄にコメントを入力したら、「コメント」をクリックします。画面右側にコメントが表示されます。

コメント機能には、次のような機能が備わっています。

この機能を活用することで、チーム内で文書を効率的に修正することが可能です。

メールに修正箇所とWordファイルを添付してファイルを修正する会社もありますが、コメント機能を利用することで、作業時間を大幅に減らせます。

 

5. まとめ

Googleが提供している文書作成アプリ「Googleドキュメント」について、基本的な使い方から応用的なものまで、解説しました。

Googleドキュメントは、Microsoft Office Wordに似ている部分もありますが、Googleのアカウントを持っていれば、基本的に無料で、誰でも使えるのが大きな特徴です。

クラウドサービスなので、仕事のチームで同時に共同編集ができたり、作成した文章にコメントをつけたりすることが非常に簡単にできます。

また、オフライン環境でも使える文書サービスなので、職場以外のどこからでも作業ができます。

こんなに魅力的な機能を備えたGoogleドキュメント、ぜひ仕事で使うことを検討してみてくださいね！