事業のはじめ方

FAXを持たなくてもFAXが送れる!「秒速FAX送信」の登録方法と使い方を徹底解説!

こんな悩みはありませんか?

  • 送信機が手元にないけど、今すぐFAXを送りたい!
  • たまにしかFAXを利用しないのに、高価な機器を置きたくない!
  • FAXを持たずに、Webのサービスを使ってFAXを使いたい
起業する時にFAXって必要?

FAXが必要か?不要か?と聞かれたら、間違いなく「必要です。多かれ少なかれ使わざるを得ないタイミングはやってきます。

 

日本は世界的にもFAXを好んで使い続けている国と言われています。業種にかかわらす、いまだにFAXをコミュニケーション手段として使い続けている組織も多く存在します。

今回は、このFAXの送信をインターネット上で完結することができるWebサービス「秒速FAX送信」を徹底解説します!

 

1. FAX導入・利用の課題

例えば、自治体(行政)のFAX使用率は、一般的な会社よりもかなり高いです。

  • 行政に対して請求を行う医療や介護業界
  • 行政から仕事を受注する建設業

など、FAXは現役選手として、その利用がしっかり根付いています。

 

一般の会社でも、注文受付にFAXを指定されたり、見積もりの送付をFAXで依頼されたりすることがあるため、やはりビジネスにおいてFAXは間違いなく必要です。

ただ、導入・利用には課題も数多くあります。

1-1. コスト面の課題

FAXを導入・利用する場合、「導入コスト」「利用コスト」が発生します。

1-1-1. 電話回線の契約

FAXを使うには固定回線もしくはネット回線が必要です。

固定回線の場合は、設置(導入)するだけでも、条件によって3,000円から3万円くらいの初期費用が必要です。

また、事業用回線の月額基本料金は一般家庭用の電話回線よりも高くアナログ回線で2,300円~2,500円、ISN回線なら3,530~3,780円です。これは、基本使用料なので、使用の有無にかかわらず毎月必要なランニングコストになります。

FAXの送信費用は電話の通話料と同じ計算なので、FAXを1枚送るだけでも市内なら約10円、市外・県外なら22円の通話料がかかります。

ここがポイント!

メールなら送受信は0円です。これと比べると、1枚のFAX送信で10円から22円のコストは大きいですよね。

1-1-2. FAXの機器やビジネス複合機の導入・利用コスト

FAX番号を名刺や広告にのせてビジネスで使う場合、当たり前ですがFAXの機器やビジネス複合機の導入が必要になります。ほとんど利用しないのに、お金を出して機器を買うのももったいないです。また、ビジネス複合機になると「本体のリース料」に加えて「保守料金」必要です。

リースについては詳しく解説しませんが、複合機をリースするには5,000円~20,000円程度の月額費用がかかります。

1-1-3. 紙代と紙を管理するコスト

当然のことですがFAXを受信するには紙を購入する必要があり、FAXで印刷された紙は保管するにも破棄するにも次のようなコストがかかります。

  • コピー用紙を用意する金銭的なコスト
  • 破棄するための作業コストと金銭コスト
  • 裏紙として再利用するための作業コスト
  • FAXを整理する作業コスト
  • 倉庫などに保管する場所のコスト

データで保管できれば、保管場所のコストは必要ありません。サーバ等のストレージ機器は必要ですが、「場所」と比べれば大した費用ではありません。

1-2. FAXを使うことのリスク

1-2-1. FAX送受信中は電話回線がふさがる

FAXの送受信の速度は使う機械によってさまざまで、ビジネス複合機なら一瞬で送受信できますが、家庭用のFAX機を利用する場合は時間がかかります。

FAXの送受信中は「話し中」になるので、電話を受けることも、新たなFAX受信もできません。

1-2-2. 不達となるリスク

FAXは、

  • 機器トラブル
  • 回線トラブル
  • 前述の通話中による不達
  • 用紙切れ

など、不達トラブルの可能性が他の連絡手段に比べて高まります。

例えばメールは送受信の履歴がこちらのサーバにも、相手のサーバにも残りますし、簡易書留や書留、レターパック、宅配便などだと追跡ができますが、FAXは機器や設定、エラー状況によっては履歴すら確認できない可能性があり、「送ったつもりが届いていない」こともあります。

1-2-3. 出力されたFAXを無くしてしまうリスク

相手に届いていた場合でも、他のFAX出力に紛れて紛失するリスクがあります。複合機でコピーや印刷物と同じ場所から出力される機器であれば、さらに紛失のリスクが高まります。

紛失した場合、「FAXが届いていた事実」すら無かったことになってしまうのです。

ここがポイント!

そして、

いえ、届いていませんよ?

というように、送った側に責任があるように言われてしまうのです。

ビジネスでもプライベートでも、FAX送信後に電話で到着確認を行うことで、このようなリスクを回避できます。

1-3. 資源面の課題

間違いなくペーパーレス化社会に向かっている現状の中で、輸出産業などの世界を相手にしている企業は特にペーパーレス化を推し進めています。

しかしFAXは自動的に紙による資料を増やし続けるので、ペーパーレス社会に逆行した機器といえます。

ペーパーレス化が必要なことは言うまでもなく、優良な企業は環境問題に理解を示す必要があります。

 

いろいろな課題があると書きましたが、とは言え前述したようにFAXを必要とする業界、FAXを指定する人は一定数いるのが現状です

全てではありませんが、このような課題をクリアできるサービスが「インターネットFAX」です

 

2. インターネットFAX「秒速FAX」の導入方法

「秒速FAX」にはFAX送信専用の「秒速FAX送信」の他に、FAXの送信・受信ができる「秒速FAX Plus」の2種類があります。

今回は、「秒速FAX送信」を徹底解説します!

2-1. 「秒速FAX送信」の特徴

「秒速FAX送信」の特徴は、なんと言っても使い勝手の良さと費用面で、インターネットに接続できれば、どこからでもFAXを送信できます。

印刷する必要もなく、PDFを添付して送信し、使う時だけ送信料として支払えばOK!

もう、慌ててコンビニを探したり、送信したい資料をUSBメモリにコピーして複合機で印刷してFAXなんて面倒なことは必要ありません。

上記も合わせて、以下のような特徴があります。

  • 手元にFAXがなくてもインターネットからFAXが送信できる
  • 秒速FAX送信にはブラウザーからとメールからの2つの方法がある
  • FAX送信専用のアカウント(受信は、秒速FAX Plusであれば可能)
  • 初期費用、月額基本料金なし
  • 使う分だけ銀行振り込みとクレジットカードでポイントをチャージ
  • 全国一律1枚10円でFAXが送れる
  • 海外へのFAX送信は不可能
  • 発信元のFAX番号は「秒速FAX送信」共通の番号

さらに詳しく!

月額費用は発生しますが、より便利に使える機能が充実している有料コースもあります。

秒速FAX Plus

  • 手元にFAXがなくてもインターネットからFAXが送信/受信できる
  • 初期費用1,100円
  • 月額料金はSOHO520円、ベーシック840円、ビジネス1,030円の3種類
  • FAX受信1枚あたりSOHOは8円、ベーシックは3円の費用がかかる
  • 月額プランの「ビジネス」はFAX受信が無料

 

2-2. 「秒速FAX送信」の登録方法

「秒速FAX送信」の登録はとても簡単、下記のリンクから5分程度でアカウントが使えるようになります。

「秒速FAX送信」のアカウントを作るには、下記の「無料アカウント開設はこちら」のリンクをクリックします。

 

アカウント開設には下記のフォームの「必須項目」を入力します。

ここがポイント!

「ご利用予定サービス」欄はチェックせずに先に進めばOK!

 

内容を確認して、「登録申込」のボタンをクリックしてください。

 

登録したメールアドレスに、アカウント開設の確認メールが送られます。

メールで送られてきたリンクをクリックするとアカウント本登録手順が表示されるので、一番下の本登録のリンクをクリックします。

 

内容に問題無ければ、「本登録」のボタンをクリックします。

 

下記の画面が表示されたら、アカウント登録は無事完了です。

 

2-3. ログイン

トップページが表示されますので、ログインします。

 

さきほど登録した「メールアドレス」と「パスワード」でログインします。

ここに注意!

この後、設定を行いますが、少し操作がわかりにくい(ボタン配置や画面構成がわかりにくい)ので、よく画像を見ながら進めてください。

 

3. 「秒速FAX送信」の設定方法

3-1. 送信アドレスを追加する

「秒速FAX送信」の他にもいろいろな機能を使うことができるようになりますが、まずは赤文字(赤矢印)で示した「秒速FAX送信」ボタンをクリックします。

 

次の画面が表示されたら、「送信アドレス管理」をクリックします。

 

「送信アドレス」は、メールでFAXを送信する際に使います。

これを追加しないと何もできませんので、「送信アドレス追加」ボタンをクリックします。

@の前が自動的に設定された「送信アドレス」が設定されました。このアドレスは、「メールを送信してFAXを送る」際の送信先アドレスです。

合わせてメニューが増えました!

 

次に「送信元アドレス」を設定します。

ここに注意!

これを設定しないと「ブラウザFAX(Google chromeやインターネットエクスプローラーなどの画面上からFAXを送る方法)」も使えないので、注意してください。

 

「メールアドレス未設定」をクリックします。

 

7項目が表示されます。通常は、「⑦FAX送信メールアドレス」だけ設定すればOKです。送信元アドレス(あなたが普段使っているメールアドレス)を入力し、「更新」ボタンをクリックします。

① 送信アドレス
さきほど自動的に設定されたメールアドレスが表示されます。

② ヘッダ印字番号
送信されるFAXの「送信元」として表示される番号を入力します。ただし、相手の機器によっては表示されない可能性があるので、PDFの中にも「送信元」として番号を記載しましょう。

③ リトライ回数
送信エラーになった場合のリトライ回数を設定します。

④ 送信エラーメール通知
送信エラーになった場合のメール通知のON、OFFを設定します。

⑤ 送信データ自動削除
送信したデータを自動削除するかどうか設定します。OFFの場合は手動で削除する必要があります。

⑥ 通知番号
「通知送信」で送信した場合は、「秒速FAX送信」の配信用番号が相手に通知されます。「非通知送信」で送信した場合、相手が非通知拒否している機器であれば、正常にFAXが届かない場合もあります。

ここがポイント!

コンビニでFAXを送る時は、先にお金を入れます。同じように「秒速FAX送信」も先にお金をチャージしなければなりません。次にチャージを行います。

 

3-2. ポイントをチャージする

「秒速FAX送信」は、

  • 銀行振り込み
  • クレジットカード

の2つの方法で、あらかじめポイントをチャージしてから使います。

 

右上の「Myページ」をクリックします。

 

ポイントをチャージする方法は、銀行振込とクレジットカードが選べます。

 

3-2-1. クレジットカードからチャージする

クレジットカードからのポイントチャージは、即座に反映されて手数料もかからないのが便利です。1回のポイント購入が200円からと、小額から対応してくれるのも、非常に消費者に優しいサービスです。

3-2-2. 銀行振り込みでチャージする

銀行振り込みの場合は、1回の入金額に制限がありません。

ただし、

  • 銀行によっては、チャージごとに振込手数料がかかる
  • 銀行によっては、反映までに時間がかかることがある

ことから、クレジットカードの方が利便性は高いでしょう。

ここがポイント!

ちなみに、「秒速FAX送信」の入金先は楽天銀行なので、楽天銀行の口座を持っている人は振込手数料が何度でも無料ですし、即時反映されます。

4. 「秒速FAX送信」の使い方

「秒速FAX送信」の使い方には「秒速FAX送信」のウェブサイトから操作する「ブラウザFAX」と、メールでFAXの内容を送る「メールによるFAX送信」の2つの方法があります。

4-1. 「秒速FAX送信」のブラウザFAXを使用する

「ブラウザFAX」を使うには、「秒速FAX送信」のメニューから「ブラウザFAX」のリンクをクリックします。

ここに注意!

上記のようなメニューが表示されていない場合は、送信先アドレスの設定を先に行ってください。

 

以下の画面が表示されます。

赤分の部分は毎回変更します。それ以外は、必要に応じて変更します。

〇 FAX送信先
「0311112222」のように、ハイフンなしで記載します。

〇 ファイル添付
FAX用フォーマット(ひな形)を準備し、内容を入力したらPDF化して添付します。

参考まで、FAX用フォーマット(ひな形)を添付しておきます。よろしければ使ってください。

fax-sample ←こちらからダウンロード

 

4-2. メールによるFAX送信

「秒速FAX送信」の「トップページ > 送信アドレス管理」で設定した「あなたのメールアドレス」から、自動的に設定された「送信アドレス(メールの送信先)」にメールを送ります。

 

① 宛先を「秒速FAX送信」の指定メールアドレスに設定

② 件名にFAX番号を入力(ハイフン等なし)

③ 本文は空白

④ FAXで送信したいPDFファイルをメールに添付

さらに詳しく!

HTMLメールで送ると送信結果が「メールフォーマットエラー」となり送信が失敗しますので、テキストモード(プレーンテキストモード)に切り替えてメールを送る必要があります。

4-3. ファックスの送信確認

ファックスの送信確認はメニューの送信履歴から確認できます。

「配信処理完了」と表示されていればメールは相手に届いていますが、「送信失敗」と表示されている場合は何らかのエラーで相手に届いていないことを表します。

ここがポイント!

送信失敗の場合は、エラーの内容によっては登録したメールアドレス宛にFAX送信が失敗した旨のメールが送られます。

 

5. まとめ

今回はインターネットFAX送信サービス「秒速FAX送信」を徹底的に解説しました。

「秒速FAX送信」はFAXを持たなくてもインターネットを使ってFAXを送れますので、たまにしかFAXを送らないという人には最適のサービスです。外出先ですぐにFAX送信が必要という場合でも、公衆Wi-Fiやモバイル通信などのインターネット環境さえあればどこからでもFAXが送れます。

 

起業はできるだけシンプルに、安価で。これは基本です。FAXはインターネットFAX「秒速FAX送信」で十分です。

FAXを送ったら、到着確認の電話をお忘れなく!

 

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