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正社員・アルバイト・パートさんを雇用したときの手続きや必要書類について徹底解説!

2021年5月14日

正社員・アルバイト・パートさんを雇用したときの手続きや必要書類について徹底解説!

こんな方に読んで欲しい!

  • 正しい雇用の仕方を知りたい!
  • 雇用した後に行う事務処理について知りたい!
  • 正社員、アルバイト、パートさんを雇用する際に気を付けるべきことが知りたい!
業務が忙しくなったので、正社員、アルバイト、パートさんを雇用したいけど、どうしたらよいの?

会社を長期的に、安定して経営するために重要なことの1つに「雇用」があります。

もちろん、1人で会社を経営されている方もいらっしゃいますが、多くの会社は正社員、アルバイト、パートさんを雇用し、仕事を割り振って進めることで成り立っています。

 

会社の規模を大きくするためには、人の力が必要となるため、雇用に力を入れることは会社として大切です。

従業員を雇用するためにも、経営者自らが雇用に関する事務処理の方法を知っておきましょう。

 

今回の記事では、「雇用」すること場合を想定し、あなたが行うこと(行っておくべきこと)を徹底解説します!

ここがポイント!

誰かに頼みたい時は、現代では外部委託や外注など取るべき手段はたくさんありますが、今回は昔ながらの「雇用」について解説します。

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1. 正社員、アルバイト、パートさんを雇用するときにするべきこと

正直に書けば、大変です。やるべきことがたくさんあります

筆者も苦労しています。

 

でも、「労働条件通知書」は1度作れば使いまわしできますし、複数の事務処理を同時進行で進めることができる場合もあるので、できるだけ効率的かつ短時間で終わらせましょう!

全部で6項目あります。1つ1つ解説します!

 

1-1. 労働条件を明示する

書類

正社員、アルバイト、パートさんなどを雇用するときには、「労働条件通知書」で労働条件を明示しておく必要があります。

これは、労働基準法で定められていることでもあり、

  • 労働条件が書面にて明示されていない
  • 労働条件が労働基準法の基準を満たしていない など

の事実があった場合には、30万円以下の罰金が科されます。

 

そういった法令順守とは別で、そもそも労働条件の提示がないと、雇用される人も不信に思いますよね。

会社の一員として働いてもらうには、良好な関係を築くのが最も大事です。

改めてクリーンな会社であることを表現するためにも、労働条件は明示しておきましょう。

 

労働条件として明示すべき内容は、以下のとおりです。

内容によっては、「口頭で明示してもよい」場合もあるので、合わせて確認しておきましょう。

 

書面で明示すべき内容については、以下のとおりです。

  • 労働契約の期間
  • 就業場所
  • 業務内容
  • 始業時間、終業時間、休日関係の情報
  • 賃金とその支払い方法
  • 退職に関すること
  • 労働契約の更新方法
  • 昇給があるか、ないか
  • 退職手当があるか、ないか
  • ボーナスがあるか、ないか
  • 雇用管理を改善するための相談窓口について

赤色で示した部分は、全ての雇用形態(正社員、アルバイト、パートさんなどに関わらず)に対して明示すべき項目です。

一方で、黒字の項目は特定事項といい、明示しなくてもいい場合があります。

正社員、アルバイト、パートさんなど、それぞれの雇用形態に合った内容の労働条件通知書を作成しましょう。

 

続いて、口頭で明示してもいい条件について紹介します。

  • 昇給に関する内容
  • 退職手当についての詳細
  • ボーナスについての詳細
  • 労働者の食費やその他雑費について
  • 安全に関する事項
  • 職業訓練について
  • 業務外の怪我や病気における扶助
  • 表彰について
  • 休職について

これらは書類で明示する必要はありませんが、必ず伝えなければならない内容です。

さらに詳しく!

労働条件のフォーマットは決まっていないため、内容さえ明示されていれば自由に作成することができます。

 

1-2. 雇用契約を結ぶ

採用,雇用

会社の雇用条件に納得したら、雇用契約を結ぶこととなります。

雇用契約書は、「労働条件通知書」とほぼ同じ内容です。最後に使用者(あなた)と労働者がサインする欄を作ればOKです。

改めて雇用条件を確認すると同時に、雇用契約書を作成することになります。

 

もちろん、法律によって雇用契約については最低限の決まりがありますが、必ずしも書面で書類を作成することが決められているわけではありません。双方の同意があれば雇用契約を結んでいるといえます

しかし、書類で雇用契約を交わすことで後々のトラブルを避けることができるので、書類を作成して契約書として残しておくことが一般的なのです。

この契約書は、2部作成し、会社側と労働者側で1部ずつ保管しておきましょう。

 

1-3. 正社員、アルバイト、パートさんなどに書類を提出してもらう書類

書類提出

雇用契約を交わしたら、正社員、アルバイト、パートさんなどに提出してもらう書類がいくつかあります。

提出すべき書類は、家族構成によっても異なります。

提出が必要な書類は、以下のとおりです。

  • 履歴書、職務経歴書
  • 住民記載事項証明書
  • 源泉徴収票
  • 扶養控除に関する書類
  • マイナンバーカード
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 雇用保険被保険証
  • 通勤手当に関する書類
  • 口座振込依頼書
  • 年金手帳

ここに注意!

家族構成や前職、業務形態によって提出書類が異なります。正社員、アルバイト、パートさんなどには、提出すべき書類がどれなのかをきちんと提示すると親切です!

 

1-4. 社会保険の手続き

健康保険

社会保険は、複数の保険をひとくくりにした呼び方です。

ちょっとややこしいのですが、広い意味での「社会保険」には、

  • 健康保険(医療保険)
  • 年金保険(国民年金、厚生年金)
  • 介護保険
  • 雇用保険
  • 労災保険

の5つが含まれます。

 

ただ、狭い意味で「社会保険」という言葉を使う場合は、

  • 健康保険(医療保険)
  • 年金保険

の2つだけを指す場合があります。こちらは、主に正社員に対して使うことが多いですね。

正社員として雇用する場合は、全ての人が基本的に全部加入です。

これは国籍や年齢などが関係しないことに注意しましょう。

さらに詳しく!

この社会保険については、労働時間や雇用形態(正社員、アルバイト、パートさんなど)で加入する必要があったり、任意だったり、いろいろありますので、また別の記事で解説します。

 

株式会社などの法人の事業所(事業主のみの場合も含みます)は「強制適用事業所」となり、会社を設立してから5日以内に以下の書類を提出するする決まりになっています。

  • 健康保険・厚生年金保険 新規適用届
  • 被保険者資格取得届
  • 保険料口座振替納付申請書
  • 健康保険被扶養者届

この他の書類の提出を求められることもありますので、指示されたら確認しましょう。

 

提出先は、事業所の所在地を管轄する事務センター(年金事務所)です。

様式などは年金事務所のWebサイトにありますが、よくわからない方は電話した方が早いし正確です。

ここに注意!

期間が短いので後回しにせず、すぐに行いましょう。

もし手続きをしていない場合も放置せず、すぐに年金事務所に相談です。

 

1-5. 労働保険の手続きをする

労災

広い意味での「社会保険」に含まれる「労災保険」「雇用保険」は、ひとまとめにして「労働保険」と呼ばれることもあります。

 

「労災保険」は正社員、アルバイト、パートさんなどに関係なく従業員すべてが加入対象です。

また「雇用保険」は1週間のうち20時間以上、そして31日以上の雇用が期待できる人に対して加入が求められます

これら2つの保険はまとめて申請することができます。

提出する書類は、以下のとおりです。

  • 保険関係成立届(管轄の労働基準監督署)
  • 概算保険料申告書(管轄の労働基準監督署、都道府県労働局、金融機関のいずれか)
  • 雇用保険適用事務所設置届(管轄の公共職業安定所)
  • 雇用保険被保険者資格取得届(管轄の公共職業安定所)

提出先が異なること点に注意しましょう。

さらに詳しく!

公共職業安定所とはいわゆる「ハローワーク」のことです!

 

1-6. 税金関係の手続き

税金,納税

従業員は、労働の対価として賃金を得ますが、納税の義務があります。

そして、この納税の手続きは会社が代行することになっています。給料から税金分を計算して税務署に納税します。これを源泉徴収といいます。

ここがポイント!

ちなみに、あなたの役員報酬や、税理士さんの顧問料も対象となります。

 

源泉徴収を行う場合、以下の書類を提出します。

  • 給与支払事務所等の開設届出書(税務署)

ただし、会社設立代行サービスを使っていれば、この書類も含まれていることが多いですね。

確認してみてください。

税金の納税期限は翌月10日までと定められていますが、会社の規模によっては年2回(7月、1月)にまとめて納めることも許されています。

 

2. まとめ

正社員、アルバイト、パートさんなどを雇用しようと考えている方向けに「雇用するときにすべきこと」を解説してきました。

やることがたくさんあり、しかも1度しか行わないことも多いので、正直に言えば覚えられません

毎度毎度、確認しながら進める必要があります。

 

2社目以降、ある程度経費をかけられるようになれば、社労士(社会保険労務士)に依頼すれのも良いですね。

あなたが行うべきは、会社の利益を最大化すること。事務処理ではないのです。

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