アプリ・ソフトウェア

メールより超快適!ビジネス特化の無料ツール「チャットワーク」の登録・使用方法を徹底解説!

こんな悩みはありませんか?

  • チャットワークの登録方法を知りたい!
  • 時間も場所もないけど、仕事のメンバーと話し合いたい!
  • メンバー全員と同時に話し合える「メール」以外の通信手段が欲しい!

メールでのやりとり、わずらわしくありませんか?

わずらわしい。でも商習慣だし、お客さまとのやりとりはメールが基本だよね?

はい、商習慣(商取引において作られた慣習のこと。ビジネスにおいて「当たり前」に実施されること)です。

 

パソコンが普及するきっかけとなったwindows95。同時期(1990年代後半)に日本語のメーラーが登場し、それまでの「手紙」や「電報」「FAX」に代わり、「メール」が使われるようになりました。きっかけが手紙」の代わりだったこともあって、

  • 宛名
  • 挨拶、名乗り
  • 本文
  • 結びの言葉
  • 署名

を書くことが、二十数年たった今も、暗黙のルールとなっています。本当に伝えたいことは「本文」に書きますが、毎回毎回、それ以外の言葉も書く必要があり、送信までに時間がかかりますよね。

 

「もっと簡単に」「もっと効率的に」「もっとリアルタイムに」「もっとビジネスを円滑に」という需要に応えて、「ビジネスチャット」が生まれました。

今回は、日本での2大「ビジネスチャット」のうちの1つ、チャットワーク」の活用方法と登録方法について徹底解説します!

1. 「チャットワーク」とは

チャットワーク(Chatwork)」とは、メール、電話、会議・訪問など、仕事で必要なコミュニケーションを、より効率的に行うためのビジネスツールです。

「LINEのビジネス版」と言えばわかりやすいでしょうか。

LINEにはない機能もあり、

  • 社内とのコミュニケーション
  • 社外とのコミュニケーション

のどちらにも対応できることを前提に作られているので、朝礼や社内会議から、お客さまとのコミュニケーションまで、ほぼ全てチャットワークで行っている企業もあります。

2. そもそも、なぜビジネスチャットが必要なのか

2-1. 業務で「LINE」を使う際の課題(問題点)

いつも使ってるし、仕事もLINEで良いのでは?

実際にLINEを業務利用している企業は非常に多いと思います。

 

以前、業務にLINEを使っていた企業がありました。A社としておきます。

プライベートとの混同を避けるため、会社携帯で業務用アカウントを取得させ、個人のアカウントとは分けて運用されていました。A社の経営陣や社員さんにお話しを伺うと、「社内のコミュニケーションはこの対応で問題ない」とのことでした。

 

問題はお客さま(B社)とのコミュニケーションで生じました

A社の社員はLINEを「業務用」と「個人用」に分けていたのですが、B社はそうではなかったことが原因です。

さらに詳しく!

当時、まだB社ではLINEを業務利用して良いかどうかのルールがなく、担当者の判断で使っていたのです。

B社の社員が公私混同気味であったこともあり、朝から夜中までLINEで連絡が来るようになりました。A社社員も、お客さまなので無視するわけにもいかず、業務時間とプライベートがごちゃごちゃになってしまいました。(幸いタフな方でしたので、ご病気になることもなくお仕事をされていました)

 

この報告を受けたA社の経営陣は、労働環境の改善と法令順守の観点から、

  • 業務でのLINEの利用は原則禁止
  • 社内コミュニケーションツールとしてビジネスチャットを導入
  • 社外とのコミュニケーションは、(ひとまず)これまで通りメール

というルールを定めました。

 

コミュニケーションは「相手」がいることを前提としています。しかし「相手」がどんな会社か、どんな人かは付き合ってみないとわかりません。

LINEの利用率は72.6%(2020年一般向けモバイル動向調査)ととても高く、ビジネスでの導入のハードルは低いです。しかし利用率が高いからこそ、このような「公私混同」が起きる可能性は十分にあります。

ビジネスにおいては、LINEとは別のチャットツールの導入を強くおすすめします。

2-2. 業務で「メール」を使う際の課題(問題点)

1990年代後半にメールが普及してから25年くらい経ちました。

使われ方は当時と変わらず「手紙」の代わりです。すでに決定している情報や事柄を相手に通達するような「一方通行な文章のやりとり」であれば問題はありません。

 

でも、現代のビジネスにおいては(特に新型コロナウィルスにより対面での業務が難しい今は)、「手紙」のやりとりではなく、離れていてもスムーズに効率的に「打合せ」「会議」「業務に関する会話」などを行える仕組みが求められているのです。

もう少し具体的に書くと、

  • 一方通行な文章のやりとりではなく、双方向の会話
  • 結論を出すための議論ができる
  • 1対1はもちろん、複数人での利用ができる(情報の共有ができる)
  • 必要な事柄のみ書き込める(宛先、挨拶、名乗り、結びの言葉、署名など、議論の本質に関係のないことは書かなくて良いという、新しい商習慣)

が求められています。

メールでこれに対応するのは、その仕組み上もしくは商習慣上、難しいでしょう。

まさに今、新しい仕組みが求められているのです。

3. 「チャットワーク」のメリット

チャットワークは、これまでに上げた課題(問題点)や求められていることを、ほぼクリアしています。

実は、インターネットビジネスラボの運営チームも、業務のやりとりはチャットワークです。もう1年以上使っていますが、満足度は個人的に90%程度と考えています。

さらに詳しく!

あとの10%は「こういう機能も欲しい!」というように要望で上げています。

組織が大きくなり、また他社とのやりとりまでチャットワークで行うようになるなら、有料にする必要があるかもしれませんが、無料の範囲でも十分に使えるビジネスチャットです。

チャットワークの良い点を、以下に書いておきます。

  • 無料プランの期間制限がない
  • 無料プランだと広告が表示されるが、業務には全く支障ない
  • 無料プランだと、参加できるグループチャットが14までに制限されるが、十分すぎる
  • メールアドレスがあればアカウント作成可能(電話番号不要)
  • メッセージの削除や編集が可能
  • グループチャットに途中から参加しても、過去の会話が閲覧可能
  • チャットからファイルの添付が可能
  • スマホでもパソコンでも利用可能
  • 専用アプリ(スマホ & PC)とホームページの両方でチャットが可能
  • サーバーを国内で管理してログの解析をしない

4. 各プランの料金・無料プランで制限されること

4-1. 各プランの料金

2020年の時点では、以下のように4つのプランが準備されています。

これからビジネスを始める方であれば、フリープランで十分です。まずは無料で初めてみて、不足があればパーソナルプランへの変更を検討しましょう。

(引用:チャットワーク > 料金プラン)

4-2. 無料プランで制限されること

4-2-1. グループチャットが累計14まで

「累計」なので、過去に参加していたグループチャットもカウントされます。退席や削除をしても、カウントは戻りませんので、これはそのうち引っかかると思います。

さらに詳しく!

これまで参加したグループチャットの数は、以下の手順で確認できます。

自分のアカウント名の横の「▼」をクリックします。メニューが開きますので、「管理者設定」をクリックしてください。

「利用内容の確認」の「グループチャットご利用状況」に表示されます。

4-2-2. 複数人でのビデオ通話/音声通話ができない

1対1はできますが、複数人でのビデオ通話/音声通話はできません。ただ、普段はzoom、Google Meetを使うことが多いので、気になりません。

4-2-3. ストレージが5GB

写真のような大容量のものをやりとりするのであればすぐに5GBに到達しますが、例えばそういったファイルのやりとりはGoogleドライブやDropBoxなどを使うなど、サービスの使い分けをすれば良いでしょう。

4-2-4. 広告が表示される

無料プランは画面右下に広告が表示されますが、小さめの広告ですし、必要な情報の表示を邪魔しませんので、全く問題ありません。

4-2-5. その他

ビジネスプランやエンタープライズプランになると出来ることは増えますが、中~大企業向けのプランです。特にエンタープライズプランは、例えば「情報管理課」という部署があるようなレベルの企業向けでしょう。

ここがポイント!

これからビジネスを始める人は、無料プランで十分!グループチャットへの参加が14に到達したら、パーソナルプランを検討しましょう。

5. 「チャットワーク」の導入方法

「チャットワーク」のアカウント登録を、実際の手順に沿って徹底解説します

まずは、下記のURLで新規登録の画面を表示します。

 

「チャットワーク」アカウント登録画面の右上もしくは左下にある「新規登録(無料)」からアカウント登録を始めます。

 

「チャットワーク」に入力するメールアドレスは、独自ドメインのメールアドレスでも、Gmailのようなフリーメールでもかまいません。

 

メールアドレスを入力すると、登録したアドレスに確認メールが送られてきますので、本文に記載された「アカウント登録」ボタンをクリックして自分のメールアドレスだということを証明します。

 

会社名は必須項目ではないため、必要に応じて入力しましょう。また、名前も実名である必要はなく、ニックネームでも登録可能ですが、ビジネス利用なら実名が良いでしょう。

 

さらに詳しく!

「私はロボットではありません」の項目にチェックを入れると、キーワードにあった画像を選択する認証が現れる場合があります。

間違っても何回でもやり直せるので、気軽に認証をしてください。

 

この画面が現れたらアカウント登録は無事完了です。さっそくチャット相手を招待する画面が現れますが、メンバーの招待はあとからでも行えるので、この画面は右上のスキップで終了します。

 

6. 「チャットワーク」の使い方

登録方法が分かったところで、この章では実際の使い方や画面構成について解説します。

 

「チャットワーク」の画面構成は、以下の通りです。

①チャット管理:個人対個人やグループチャットの一覧を表示
②メッセージ(履歴):チャットの内容を表示
③メッセージ(入力):自分の発言を入力し送信
④概要 :今、選択しているチャットの目的などを自由に入力
⑤タスク:チャットメンバーのタスク(やるべきこと)を入力・閲覧
⑥検索:過去にさかのぼってチャットの発言を検索
⑦タスク管理 :タスクを別画面で詳しく管理
⑧ファイル管理:チャット中にアップロードされたファイルを一括管理
⑨メンバー管理:メンバーの追加やプロフィールの確認などの管理画面
⑩関連サービス:「チャットワーク」の関連するサービスを表示
⑪インフォメーション:「チャットワーク」からのお知らせを表示
⑫プロフィール:自分のプロフィールやアカウントの管理画面
⑬広告枠:無料プランには広告を表示

 

6-1. プロフィールとチャットIDの設定

「チャットワーク」の登録が終わったら、続いてプロフィール登録を行いましょう。

画像右上⑫の「プロフィール」をクリックすると、プロフィール画面が表示されるので、編集画面を立ち上げて自分の情報を入力します。

 

個人情報の入力画面が表示されます。ここで最も重要なのはチャットワークIDです。

誰かにIDを教えることで、連絡を取ることができるようになります。「覚えやすい」「伝えやすい」IDに変えておきましょう!

また、顔写真(アイコン/アバター)を入力しておくと、メンバーがあなたを検索したときに一目でわかるのでおすすめです。

 

6-2. チャットメンバーの検索方法

メンバーの追加は、画像の右上⑨「メンバー管理」から始めます。

「メンバーを招待する」方法と、「メンバーを検索してチャット申請する」方法の2種類があります

6-2-1. メンバーをメールで招待

招待するメンバーのメールアドレスを入力して、招待メールを送ります。

 

招待された方には、下記のようなメールがチャットワークから送信されます。

 

相手がチャットワークからの招待を承認すると、チャットにコンタクトが追加され、チャットが始められます。[「コンタクト管理」>「未承認タブ」 ]でコンタクト申請を確認できます。

6-2-2. メンバーを検索してチャット申請

メンバーは、「表示名」や「チャットワークID」、「メールアドレス」を検索してチャット申請できます。

「表示名」で検索するとたくさんの同名アカウントが出てきてしまう場合が多いので、「チャットワークID」か「メールアドレス」での検索がおすすめです。

 

メールで招待した手順と同様に、相手が承認すれば、メンバーが追加されチャットが始められます。

ここがポイント!

アバターを設定しておくと、相手から検索されたときに間違いが少ないため、顔を出しても大丈夫なのであれば、写真を登録しておくとよいでしょう。

 

6-3. チャットの入力方法

チャットの入力方法はとてもシンプルです。画面下のテキストボックスにコメントを入力して、右上の「送信」をクリックするだけです。

そのほかにも下記のオプションを組み合わせることで、便利にチャットができます。

①絵文字:チャットに使える絵文字を一覧から選択
②TO機能 :グループチャットの場合、相手を指定して会話する機能
③添付ファイル :ファイルを添付してチャットワークへアップロード可能
④音声・ビデオ通話:スカイプのような画面が立ち上がり、音声またはビデオ通話が可能(無料の場合、1対1のみ)

 

7. まとめ

ビジネスチャットは、ここ数年で新たなインフラになりつつあるビジネスツールです。メールでは対応しきれなかった「もっと簡単に」「もっと効率的に」「もっとリアルタイムに」「もっとビジネスを円滑に」という需要に応えられ、特に新型コロナウィルスの影響で導入する企業が増えています。

LINEなどのような個人向けサービスと分けて、業務用として導入することで公私混同を避けることができます。

あなたが1人で事業を進めるのであれば問題ありませんが、近い将来、従業員を雇うことになった時まで想定して、ビジネスの仕組みを考えておきましょう。

 

\参考になったらポチッとお願いします!/

-アプリ・ソフトウェア
-, , ,

© 2020 インターネットビジネスラボ