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おすすめの無料チャットツールで業務を効率化!チャットツール3選を徹底解説!

こんな方に読んで欲しい!

  • チームで仕事をするときに便利なチャットツールが知りたい!
  • リモートワークのメンバーとコミュニケーションを取りたい!
  • メールに代わる連絡ツールを知りたい!
チームメンバーと情報共有したいのですが、便利なチャットツールはありませんか?

先日、こんな質問を受けました。

新型コロナウィルスの影響で在宅ワークの方もかなり増えました。離れて仕事をする際に重要なのは「情報共有の手段」

メールは一方的に情報を伝えるには適していますが、リアルタイムに双方向のやりとりをするには向いていません。

 

メール以外の連絡手段を探している方は、ぜひチャットツールを検討してみてください。

メールより格段にお手軽です。「ビジネス向けで多機能なLINEのようなもの」をイメージすればOKです。

 

この記事ではビジネスでチャットツールを使うメリットと、利用者の多いチャットツール3つを徹底解説します!

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1. ビジネスでチャットを使うメリット

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この章ではビジネスでチャットツールを使うメリットについて解説していきます!

1-1. 素早くコミュニケーションを取れる

メールって、本文の最初に相手の所属や名前を書いたり、文頭に挨拶を入れたり、最後に自分の署名を入れたり、面倒ですよね。

チャットツールは、手軽に素早くコミュニケーションを取れることが1番のメリットです。

 

チャットツールで「相談・連絡・報告」をいつでも行うことができ、場所や時間に縛られません。

もちろん、内容によっては対面でのミーティング(Zoom等でのミーティング)をした方が良いする場合もありますが、細かい連絡などはチャットツールで行った方が効率よく業務を進めることができますね。

最近ではスマートフォン用のアプリもリリースされている場合が多く、わざわざパソコンを開かなくとも通知を確認できます。出先でも同様にメッセージをチェックできます。

 

1-2. ファイル送信・保管機能がある

多くのチャットツールには、ワードやエクセル、画像などのファイル送信・保存機能があります。

さっと内容を確認してもらいたい場合や、書類のフォーマットを送信するのに役立ちます!

 

1-3. タスク管理機能がある

チャットツールによっては、タスク(行うべきことと、その締切)管理をすることもできます。

業務の依頼を受けたら、それを簡単に「タスク」として登録することができます。

毎日使うチャットツールだからこそ目につきやすく、タスク管理をする環境としても最適です!

 

1-4. トーク履歴として会話の内容が残る

社会人として仕事をしていて、「言った・言わない」で揉めたことがあるでしょう。

チャットツールは、トークの履歴がデータとして残り続けます。検索もできるので、「いつ・誰に・何を・どのように伝えたのか」がしっかり残ります。

 

打合せの議事録を取るのって、本当に手間ですよね。チャットツールならその手間も省けます。

議事録作成に人員を割く必要がないという点では、コスパに優れています!

 

1-5. 複数人で情報を共有できる

メールでは「Cc」や「Bcc」にメールアドレスを追加することで、情報を複数の人にシェアすることができます。

ただ、

  • メールアドレスの追加漏れ
  • どこでま共有すれば良いか悩むときがある
  • 誰をメインに送信すべきか考える必要がある

など不便な点がいくつかあります。

取引先への連絡であれば、かしこまったメールを用いることもありますが、社内連絡やパートナー企業など気にしなくてよい場合にはチャットツールの方が簡単で便利ですね!

チャットツールではトークルームを作成することができ、チームメンバーや議題ごとにグループが可能です。

テーマごとにトークルームを分けることで必要な人に必要な分だけの情報が届くため、複数人で情報を共有することも容易になります。

 

2. これだけ知っておけばOK!チャットツール厳選3つ!

では、ビジネスに最適なチャットツールを厳選して3つを徹底解説します!

2-1. Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)は、ビジネス用のチャットツールとして、日本国内で1番使われているチャットツールです。

当たり前ですが、チャットツールは相手も同じチャットツールを利用していることが必須です。国内の利用者No.1であれば、すでに利用している人が多いので、つながりやすいですよね!

日本のシェア率No.1ということはつまり、相手方も使っている可能性が高くなるのでスムーズなやりとりが可能となります。

 

個別のやりとりもOK!

チームでもやり取りは「トークルーム」を作成して対応しましょう。

ここに注意!

トークルームは、累計14個まで参加可能です。

15個目以降は、月額400円の有料プランに切り替えれば参加可能になります!

 

あなたが、取引先など方と新たに連絡を取りたい場合、

  • 名前
  • ChatWork ID
  • メールアドレス

この情報のいずれか1つがわかれば、チャットワーク上でつながることができます。

チャットワークのその他の特徴としては

  • 送信後のメッセージ編集機能
  • プッシュ通知機能
  • メールでの通知機能
  • ファイル共有機能
  • トーク履歴検索機能
  • ビデオ通話機能

などがあります。

無料で使えるビジネスチャットツールとしてはかなり使いやすいですよ!おすすめです。

さらに詳しく!

 

2-2. Slack(スラック)

スラックは、Chatwork(チャットワーク)とは少し違った特徴を持ちます。

ユーザーは、1人1人「ワークスペース」という"場所"を持ちます。

このワークスペースにはメッセージやファイルなどが全て集められています。このワークスペース内で「チャンネル」というグループを作成して、トークを開始します

チャンネル作成数に制限はないので、好きなようにメンバー編集をして作成することができます。

 

初見での操作性は、Chatwork(チャットワーク)の方がかなりわかりやすいです。

しかしSlack(スラック)は、

  • とてもたくさんの機能がある
  • 外部ツールとの連携もできる

ことから、慣れると業務をかなり効率化できます。

エディターのような書き心地を実現できるのもポイントですね。コマンドもそうですし、リスト表示ができたり、ソースコードをインライン表示することも可能です!

さらに詳しく!

 

2-3. メッセンジャー

メッセンジャーはFacebookが提供しているチャットツールです。

実名で登録するSNSであるFacebookと連携しているため、ユーザーを見つけやすいのが特徴です。

機能としては

  • メッセージ送信機能
  • ファイル送信機能
  • 通話機能

といったような基本的なことはできるようになっています。

どちらかというと、シンプルな作りとなっています。ビジネスで利用されるシーンとしては名刺交換をした後に、Facebookでアカウントを検索し、その後メッセンジャーで連絡する、といった流れでしょうか。

Facebookではグループを作ることができ、グループ内でのみ見ることができる投稿をすることが可能なので、その延長線上としてメッセンジャーを利用するといいかもしれません。

 

3. LINEは業務利用しない方が良いかも

LINEは、プライベートで使われていることが多いチャットツールです。

月間アクティブユーザー数(MAU=普段から使っている人)は、2020年3月末時点で8,400万人

日本の約67%がLINEを使っている計算になります。

 

ただ、さっきも書いたように生活のインフラとして利用されている場合が多く

  • 仕事とプライベートが分けにくくなる
  • 操作ミスなどで情報が外部に流出する可能性が高くなる
  • (一般企業であれば)上司や会社が、やりとりを確認できない

など、デメリットが多くあります。

Chatwork や Slack がまだまだ出初めのころは、筆者も業務用としてLINEを使っていました。

でも、Chatwork や Slack のアカウントを持っている人も増えてきたこともあり、LINEの業務利用は避けた方が良いでしょう。

 

4. まとめ

昔は、「対面、固定電話、手紙」だった情報共有が、「携帯電話、電子メール」に置き換わり、この数年で新たに「チャットツール」が登場しました。

チャットツールは便利です。スマホでも確認できるので、場所と時間を選びません

反面、プライベートと仕事を分けにくくなったことも事実です。

 

ビジネスで使えるチャットツールを3つ紹介しました。と言っても、実質は「Chatwork(チャットワーク)」「Slack(スラック)」の2強です。

  • 使う人が慣れているかどうか
  • 求めている機能は何か

という観点で、どちらかを選んでみてください。

 

なお、最も重要なのは、あなたの使い方。

特に外部の方とチャットツールでやりとりをする場合は、馴れ馴れしくなりすぎないよう、相手のことをよく考えるように心がけましょう。

休日や業務時間外(特に深夜)の情報発信は、緊急時以外は基本NGですよ!

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