- 問い合わせ一覧を作成して、確実に管理したい！
- 問い合わせを分類して集計したい！
- 見逃しによる「対応漏れ」を無くしたい！
WordPressで作成したWebサイトは、問い合わせフォームを「Contact Form7」で作成することが多いです。
設定次第ではありますが、
- 「Contact Form 7」で作成した問い合わせフォームに入力がある
- 入力した本人と、Webサイト管理者にメールが飛ぶ
- Webサイト管理者は、メールに返信する形で対応する
という流れで問い合わせ対応を行います。
ただ、この「メール」を見逃してしまったり、メールサーバーの不具合で届かなかったりしたら・・・。
問い合わせた人は、反応がないので不満に思います。内容によってはクレームになるでしょう。
今回は、「Contact Form7」と合わせて活用したい、スプレットシートに自動で記録するプラグイン「CF7 Google Sheets Connector」を徹底解説します！
スプレットシートについて
「Excel（エクセル）」はご存知だと思います。一般的には「表計算ソフト」と呼ばれるソフトウェアです。
ExcelはMicrosoft（マイクロソフト）社が開発したソフトウェアですが、Googleも「表計算ソフト」を開発し、しかも無料で提供しています。これが「スプレッドシート」です。Googleアカウントさえ持っていれば誰でも簡単に使えます。
操作はExcelとかなり似ていますので、「スプレッドシート」を使ったことがなくても大丈夫！
インターネット上でファイルを作成して保管するので、どこからでも閲覧できます。
もちろん自分と許可した人しか見ることができませんので安全なので、問い合わせ内容の保存に最適です。
CF7 Google Sheets Connectorのメリット
CF7 Google Sheets Connectorのメリットは、やはり一覧で見ることができることです。
問い合わせフォームから自動的に入力される欄の隣に「対応状況」の欄を作っておけば、「対応済みかどうか」が明確にわかります。これは、チームで対応する時も非常に有効ですね！
他にも、
- 自動で記録されるので、手間がかからない
- お問い合わせが一覧になるので、分類や集計がかんたん
- お問い合わせに対する回答を数人で分業できる
- FAQ（よくあるお問い合わせ）を作るのに便利
- 表形式なので汎用的に利用できる
- 無料で利用できる
などメリットがたくさんあります！
CF7 Google Sheets Connectorのデメリット
CF7 Google Sheets Connectorを使っていて、これといったデメリットも問題点も感じていませんが、強いてあげるとすれば、セットアップがすこしだけ面倒です。
もちろん、セットアップもこの記事で解説しますので、一緒にやってみましょう！
CF7 Google Sheets Connectorの導入方法
CF7 Google Sheets Connectorは「WordPress公式プラグイン」なので、WordPress管理画面>プラグイン>新規追加 から簡単にインストールできます。
右側のキーワード検索テキストボックスで「 CF7 Google Sheets Connector 」と検索すると１番目にヒットしますので、「今すぐインストール」をクリックし、有効化します。
ここに注意！
当たり前ですが、Contact Form 7を有効化していることが前提です。
Contact Form 7のインストールの前にGoogle Sheet Connectorをインストールすると、下記のようなメッセージが表示されてプラグインを有効にできません。
「Google Sheet Connector Add-onをインストールするには、Contact Form 7プラグインをインストールしてアクティブ化する必要があります。」
CF7 Google Sheets Connectorの設定方法
「CF7 Google Sheets Connector」の設定は、WordPress管理画面 > お問い合わせ > Google Sheets から行います。
CF7 Google Sheets Connectorがスプレットシートにアクセスできるように、
- 「Googleアカウント」に接続
- 「アクセスコード」を取得
- プラグインに「アクセスコード」を登録
という手順で進めます。
Googleアカウントに接続
「CF7 Google Sheets Connector」の管理画面を開くと、画像のように「GetCode」というボタンがあるので、クリックします。
複数のGoogleアカウントを使い分けている場合は、以下のようにアカウント選択の画面が表示されますので、選択してください。
「アクセスをリクエストしています」と表示されますので、「許可」します。
アクセスコードを取得
「アクセスコード」が発行されますので、これをコピーしておきましょう。
プラグインにアクセスコードを登録
WordPressの設定画面に戻り、「Google Access Code」欄に「アクセスコード」を貼り付け、「Save」ボタンをクリックします。
これで登録は完了です！
CF7 Google Sheets Connectorの使い方
確認すべきこと
まずは、Contact Form7を使ったお問い合わせフォームなどを準備してください。
その際、確認して欲しいのは、それぞれの項目に付けた「名前」です。
Contact Form7では、「フォームタグ」を使います。以下のようなものがフォームタグですね。
このフォームタグのうち「名前」にあたるタグをメモしておきましょう。
上の例であれば、「your-name」が「名前」にあたる「フォームタグ」です。
スプレットシートの準備
スプレットシートのWebページを開き、新しく作成します。（Googleにログインする必要があります）
新規作成は、左下の「＋」ボタンです。
新しく作成できたら、
- 左上のタイトルを「問い合わせ履歴」などに変更
- 名前のフォームタグをスプレッドシートにコピペ
を行います。
スプレッドシートの情報をメモする
新しく作成したスプレットシートの、以下の項目をメモします。
- シート名（Google Sheet Name）
さきほど「問い合わせ履歴」のような名前を付けていただきましたが、それです。 - シートID（Google Sheet Id）
作成したスプレッドシートのURLに含まれます。欄外参照。 - タブ名（Google Sheet Tab Name）
こちらの画像を参考にしてください。 - タブID（Google Tab Id）
作成したスプレッドシートのURLに含まれます。欄外参照。
お問い合わせフォームにスプレットシートを登録
WordPress管理画面 > お問い合わせ > コンタクトフォーム からお問い合わせフォームの編集画面を開きます。
「フォーム」や「メール」の並びに、「Google sheets」が追加されています。
さきほど、「5-3. スプレッドシートの情報をメモする」で取ったメモをそれぞれ入力し、右側にある保存ボタンをクリックします。
お問い合わせフォームからの送信チェック
必ずチェックを行います。大事なことですので忘れずに。
作成した問い合わせフォームを開き、送信してみましょう。
送信ボタンをクリックしたら、以下の3点を確認してください。
- 送信されたことが表示されるか
- 自動的にメールが届くか
- スプレッドシートに情報が自動反映されるか
設定にミスが無ければ、スプレッドシートには以下のように追記されます。
問い合わせに対応する人が2人以上いる場合、「その問い合わせがどういう状況か」がわかるとより効率的に処理できます。
例えば以下のように「対応者」「状況」などの項目を作り、問い合わせがあるたびに追記すると良いですね。
「担当」欄が空欄であれば、赤色で塗りつぶされるような条件書式を組むと、よりわかりやすくなります。
まとめ
実際にメールのみで問い合わせを受けていると、
あの問い合わせ、どうしたっけ？
前も同じような問い合わせきてたな？と思うことがよくあります。
そのたびに膨大な量の過去メールから該当するメールを探して、対応内容を確認して・・・、という作業をしていると時間がかかるんですね。
やはりスプレッドシートで問い合わせ情報が一元管理されていると、後々の処理が非常に楽になりますし、対応漏れもなくなります。
自分も楽になり、顧客満足度も上がる。こんな良い事はないですよね！
特に、BtoC（一般の方向け）のお仕事をされる予定の方に「CF7 Google Sheets Connector」は非常におすすめです。ぜひ導入してみてください！